D10 — Note de frais de l’intervenant et choix du cadre

En bref : l’outil D10 permet de rembourser un intervenant extérieur ou un bénévole sur ses frais réels, et d’identifier le bon cadre lorsqu’il doit être payé. Format Excel, gratuit.

Arbre de décision pour défrayer ou rémunérer un intervenant extérieur.
Le questionnaire de l’outil reprend cet arbre de décision.

Ce que contient l’outil

  • Onglet « Note de frais » : une note par intervention, avec calcul automatique des indemnités kilométriques et mention de renonciation au remboursement.
  • Onglet « Quel cadre » : cinq questions pour choisir entre défraiement, facture, salarié occasionnel ou don à la structure de l’intervenant.
  • Onglet « Politique » : une politique de remboursement des frais type, à faire voter par le conseil.
  • Onglet « Barème » : le barème kilométrique, à mettre à jour chaque année.

Qui s’en sert, et quand

Le trésorier, avec le responsable de l’événement. Comptez cinq minutes par note de frais. Le bon moment : avant la venue de l’intervenant pour le cadre, après pour les frais.

Comment l’utiliser

  1. Téléchargez l’outil et répondez au questionnaire « Quel cadre ».
  2. Transmettez la note de frais à l’intervenant.
  3. Contrôlez les justificatifs et payez par virement ou chèque.
  4. Faites voter la politique de remboursement par le conseil.

Une enveloppe forfaitaire est une rémunération et doit entrer dans un cadre légal. En cas de doute, faites-vous accompagner par un professionnel spécialisé.

Pour comprendre avant de remplir

L’outil s’appuie sur notre article : Défrayer un intervenant extérieur sans créer un contrat de travail. Il explique la différence entre défrayer et payer, et les cadres possibles : facture, salarié occasionnel ou don à la structure de l’intervenant.

Télécharger l’outil D10

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    Modèle fourni à titre indicatif, à adapter à votre situation. Ne constitue pas une consultation individualisée. Textes vérifiés le 25 septembre 2026.